第一章 文 件 管 理 制 度
第一條 為規(guī)范化公司管理，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
文件管理內(nèi)容主要包括：通知、函等公文，本公司上報(bào)下發(fā)的各類制度。按照分工原則，公司各類文件由辦公室管理。
第二條 收文管理
1.處理各類來(lái)文，嚴(yán)格按程序辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止文件積壓和逾期不辦。
2.凡是外部接收的各類文件資料，由辦公室統(tǒng)一接收，登記和保管。
3.文件到辦公室后先進(jìn)行收文登記，再由辦公室主任甄別是否必要進(jìn)行傳閱。凡與本公司無(wú)關(guān)的文件、信息由辦公室統(tǒng)一留存?zhèn)洳?，與公司有關(guān)的文件必須傳閱，發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的文件、資料、信函，由辦公室及時(shí)送達(dá)。
4.進(jìn)行傳閱的每份文件，都必須附傳閱單，確保收文傳閱到位。收文處理紙由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)管理。
5.閱文閱件后，閱文人要及時(shí)將閱件送回辦公室做工作件留存，各閱文人或科室不得扣存閱件（領(lǐng)導(dǎo)有特別批示的除外）。文件處理完畢后，要及時(shí)歸檔。
6.凡領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，辦公室必須及時(shí)通知并督促相關(guān)科室和人員予以貫徹、落實(shí)，并及時(shí)將辦理結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)反饋，確保政令暢通。
第三條 發(fā)文管理
1.公文制發(fā)的基本要求
（1）公司所有制發(fā)公文，要求嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策和上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神。
（2）發(fā)文目的要明確，依據(jù)充分，概念準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)潔，與本中心的管轄范圍和權(quán)限相符合，不得超越權(quán)力界限和范圍行文。
（3）公文必須使用國(guó)家法定的規(guī)范漢字和計(jì)量單位，不得使用異體字和不規(guī)范的繁體字、簡(jiǎn)體字。撰寫(xiě)、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。
（4）公文制發(fā)的具體方法、程序、行文規(guī)則及文種格式等，要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。
2.公文制發(fā)程序
相關(guān)科室（擬稿）→辦公室（核稿）→公司領(lǐng)導(dǎo)（會(huì)簽或簽發(fā)）→辦公室（簽發(fā)）→相關(guān)科室（傳送復(fù)印件，并由各科室存檔）→辦公室（原件存檔）。
3.公文的草擬和審核
（1）草擬公文?？剖覙I(yè)務(wù)性公文由有關(guān)業(yè)務(wù)科室擬稿，并按照程序?qū)⒉輸M稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端整、清晰。
（2）辦公室核稿時(shí)，審核確定是否需要行文，文稿的內(nèi)容是否正確，公文文種及發(fā)文級(jí)別是否適當(dāng)，文件格式及語(yǔ)句是否準(zhǔn)確，發(fā)送范圍和機(jī)密等級(jí)，緊急程序是否適當(dāng)，做好發(fā)文的基礎(chǔ)工作。未經(jīng)辦公室核稿的文稿，原則上領(lǐng)導(dǎo)不予簽批。
4.公文的送審和簽發(fā)
（1）辦公室核稿由辦公室負(fù)責(zé)文字工作的同志或辦公室主任負(fù)責(zé)，核稿后的文稿，送公司領(lǐng)導(dǎo)審簽。
（2）發(fā)文文稿按以下辦法送領(lǐng)導(dǎo)審簽：
①文件內(nèi)容屬于方針、政策、原則范圍內(nèi)的或其他事關(guān)全局的，送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；內(nèi)容涉及多個(gè)方面或重大問(wèn)題的，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后再報(bào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
②領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn)、姓名和具體時(shí)間。
③公文要按規(guī)定時(shí)間審簽、傳遞，一般文件在一位領(lǐng)導(dǎo)手中不超過(guò)2天，緊急公文不在領(lǐng)導(dǎo)手中過(guò)夜，特急公文、秘密公文由辦公室派出專人傳遞送簽。
5.公文的印制與發(fā)送
（1）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意發(fā)文的公文稿，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行復(fù)核，在復(fù)核中發(fā)現(xiàn)不妥或有疑問(wèn)的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。
（2）文件復(fù)核定稿后，由辦公室按程序進(jìn)行登記編號(hào)，確定印刷份數(shù)，安排打字、校對(duì)、印刷、蓋章和分發(fā)。在校對(duì)中如發(fā)現(xiàn)原稿在內(nèi)容、格式、文字、發(fā)送范圍等方面有疑問(wèn)或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)通知核稿者，建議其糾正，并按程序批準(zhǔn)。
（3）單個(gè)科室的業(yè)務(wù)性公文由業(yè)務(wù)科室分發(fā)，事關(guān)全局或涉及多個(gè)科室的公文由辦公室分發(fā)。文件分發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確、安全；分發(fā)密級(jí)文件時(shí)，要按機(jī)關(guān)保密工作規(guī)定，將分發(fā)對(duì)象、份數(shù)登記清楚，防止失密泄密。
第二章 檔 案 管 理 制 度
第一條 嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，公司全體人員須妥善保管公司檔案并保證案卷的機(jī)密安全。
第二條 各科室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
第三條 各類規(guī)章制度與辦法，人事及工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)，重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
第四條 各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由運(yùn)營(yíng)科負(fù)責(zé)歸檔。
第五條 各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件交由集團(tuán)辦公室歸檔，副本原件、復(fù)印件由辦公室歸檔，財(cái)務(wù)科備份存檔。
第六條 歸檔資料必須符合下列要求：
1、文件文本材料齊全完整，并建立電子檔案便于查閱；
2、根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；
3、根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
第七條 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
第八條 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
第九條 加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
第三條 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。
第四條 公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準(zhǔn)打聽(tīng)公司秘密。
第五條 記載有公司秘密事項(xiàng)的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。
第六條 對(duì)保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)。違反本規(guī)定故意或過(guò)失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以處分或經(jīng)濟(jì)處罰，特別嚴(yán)重者予以開(kāi)除。
第七條 檔案室及相關(guān)機(jī)要重地，非工作人員不得隨便進(jìn)入；工作人員更不能隨便帶人進(jìn)入。
第八條 辦公室應(yīng)定期檢查各部門(mén)的保密情況。
第三章 印 章 使 用 管 理 制 度
印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)，明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，印章的管理應(yīng)做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責(zé)權(quán)，制定本制度。
第一條 印章定義
公司印章主要指公司、子公司的公章、法人代表私章、合同章、財(cái)務(wù)章等印章。
第二條 各類印章管理的范疇
刻制、使用、保管、更換及廢止。
第三條 各類印章的管理使用規(guī)定
（一）印章的刻制
印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén)提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室統(tǒng)一辦理。印章刻好后由辦公室辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》備案并留好印章樣圖。
1.新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、財(cái)務(wù)章）的刻制，應(yīng)由指定的印章管理人員負(fù)責(zé)刻制，由公司辦公室備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用辦法。
2.因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請(qǐng)各職能部門(mén)專用章時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后送交公司辦公室刻制。
3.印章如有交接，承接部門(mén)需妥善保管印章的使用，并負(fù)有全部責(zé)任。
（二）印章的保管與使用
1.印章的保管
經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，由辦公室負(fù)責(zé)保管公司公章、黨章，財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)保管公司財(cái)務(wù)章、法人章。
2.印章的使用
(1)任何部門(mén)在啟用印章前，均必須到公司辦公室辦理印章使用手續(xù)，接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知，如實(shí)登記《公章使用申請(qǐng)表》并備案。(已經(jīng)使用的需自通知當(dāng)日補(bǔ)辦理領(lǐng)取手續(xù)) ，原則上不允許外帶公章，特殊情況由公司經(jīng)理授權(quán)后由專人跟章。
(2)印章的使用
單位公章：公司公章由辦公室負(fù)責(zé)人保管。各科室、子公司有需蓋公司公章的文件、資料等，需先到公司辦公室領(lǐng)取并填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，對(duì)外的需相關(guān)部門(mén)主管簽字后經(jīng)公司經(jīng)理簽字同意或口頭授權(quán)（事后需由經(jīng)辦人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)補(bǔ)齊手續(xù)后交辦公室），對(duì)內(nèi)的必須由經(jīng)辦人交主管部門(mén)簽字同意，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意或口頭授權(quán)（事后需由經(jīng)辦人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)補(bǔ)齊手續(xù)交辦公室）后方能加蓋公章（公司已簽發(fā)的紅頭文件及由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)的材料除外）。任何部門(mén)不得拖沓、推諉導(dǎo)致流程拖延。
蓋章后經(jīng)辦人應(yīng)在《公章使用登記表》上簽字，并寫(xiě)明用章事由并落款。辦公室應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》與《公章使用登記薄》同期留檔。
辦理印章使用手續(xù)：經(jīng)辦人到辦公室領(lǐng)取并填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》→主管部門(mén)復(fù)核并簽字→分管副經(jīng)理簽字確認(rèn)→總經(jīng)理簽字確認(rèn)或口頭授權(quán)事后確認(rèn)（對(duì)外需要）→經(jīng)辦人帶確認(rèn)材料并填寫(xiě)《公章使用登記薄》→辦理蓋章手續(xù)→辦公室對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》、《公章使用登記薄》同期留檔。（公司已簽發(fā)的紅頭文件及由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)的材料無(wú)需該手續(xù)。）
（三）印章的廢止、更換：
1.廢止或繳銷的印章應(yīng)由保管人員填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》，并呈經(jīng)理核準(zhǔn)后交由公司辦公室負(fù)責(zé)人統(tǒng)一廢止或繳銷。
2.遺失印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》，并呈公司經(jīng)理核準(zhǔn)后，簽批遺失處理及處罰辦法，如是遺失公司基本印章時(shí)必需當(dāng)日登報(bào)申明。
3.更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員依公司文件填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》，并呈經(jīng)理核準(zhǔn)后，交由辦公室按批示處理。如有需要須填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》申請(qǐng)新的印章。
4.印章保管人的責(zé)權(quán)范疇：
對(duì)于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。具體劃分如下：
（1）職能部門(mén)印章保管人對(duì)印章具有獨(dú)立使用權(quán)力，同時(shí)負(fù)全部使用責(zé)任。
（2）公章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此公章的保管人對(duì)公章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)辦人則負(fù)部分責(zé)任，而對(duì)未經(jīng)由負(fù)責(zé)人或保管人（公司經(jīng)理）簽批的公章使用經(jīng)辦人負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。
（3）財(cái)務(wù)章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此財(cái)務(wù)章的保管人對(duì)財(cái)務(wù)章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任，而對(duì)未經(jīng)由保管人（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）簽批的公章使用經(jīng)手負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。
（4）法人私章的保管者是出納，即是保管者又是使用者，但其無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，需依據(jù)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可使用，否則負(fù)全部責(zé)任。
（5）公司嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章獨(dú)立帶離公司使用，因此保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時(shí)，需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要辦理工商等年檢等事務(wù)，需將表格帶回公司蓋章。
（6）如遇個(gè)人需開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明，涉及到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時(shí)，原則上一律不予證明，其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。
（7）所有印章的使用，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的公章使用章程，經(jīng)辦部門(mén)須做好申請(qǐng)和使用登記。公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。
（8）印章使用申請(qǐng)人及管理負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照上述規(guī)定申請(qǐng)使用印章，如出現(xiàn)問(wèn)題，后果自負(fù)。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。
第四章 證 照 管 理 制 度
第一條 公司證照由公司辦公室指定專人統(tǒng)一管理。
第三條 證照的使用包括原件的借用、復(fù)印等。
第四條 證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。
第五條 證照借用程序：
借用人申請(qǐng)→主管部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字→公司經(jīng)理核準(zhǔn)簽字（或口頭授權(quán)事后簽字）→辦理借用手續(xù)→歸還。（借用完畢后，應(yīng)在約定時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人）
第六條 證照復(fù)印程序：
借用人申請(qǐng)→主管部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字→分管副經(jīng)理核準(zhǔn)簽字→辦理復(fù)印手續(xù)。
第七條 證照復(fù)印件必須加蓋并填寫(xiě)“僅限（何種業(yè)務(wù)）辦理使用”。證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》
第五章 會(huì) 議 管 理 制 度
第一條 經(jīng)理辦公會(huì)議制度
1.參加人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各科室、各子公司負(fù)責(zé)人或經(jīng)理指定的人員參加，由辦公室做好會(huì)議記錄。
2.開(kāi)會(huì)時(shí)間：原則上半月召開(kāi)一次，遇特殊情況，經(jīng)理可提議隨時(shí)召開(kāi)。
3.會(huì)議主持：經(jīng)理辦公會(huì)由公司經(jīng)理主持或由經(jīng)理委派人員主持。
4.會(huì)議要求：
（1）凡提交經(jīng)理辦公會(huì)議研究解決的問(wèn)題和事項(xiàng)，各科室、各部門(mén)須至少提前兩天以書(shū)面形式上報(bào)辦公室，經(jīng)辦公室呈經(jīng)理審定是否列為會(huì)議議題。
（2）凡提交會(huì)議研究有關(guān)經(jīng)營(yíng)決策、銷售策略、設(shè)備更新、項(xiàng)目投資等重大問(wèn)題必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上反復(fù)醞釀，并提出方案供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。
5.會(huì)議主要內(nèi)容：
著重討論研究公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展方面的重要工作，如安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目投資、成本控制、更新改造、后勤保障等方面的重要問(wèn)題。
6.會(huì)后工作：
（1）辦公室應(yīng)根據(jù)辦公會(huì)議內(nèi)容，需在當(dāng)天整理會(huì)議紀(jì)要并以電子形式傳達(dá)相關(guān)部門(mén)。
（2）經(jīng)理辦公會(huì)議決定的事項(xiàng)，其主辦部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)必須以會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)，在限期內(nèi)認(rèn)真執(zhí)行落實(shí)。如有特殊情況，難以執(zhí)行時(shí)，應(yīng)提前將具體原因和情況反饋到相關(guān)部門(mén)或公司分管領(lǐng)導(dǎo)。
（3）無(wú)特殊情況，對(duì)經(jīng)理辦公會(huì)議決定拒不執(zhí)行，拖延不辦或不按原則執(zhí)行的，公司將追究有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。
（4）經(jīng)理辦公會(huì)議下達(dá)的決定內(nèi)容由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
（5）有關(guān)部門(mén)必須將決定的執(zhí)行情況于下達(dá)決議之日起限期內(nèi)反饋到公司辦公室。辦公室應(yīng)對(duì)經(jīng)理辦公會(huì)決議的貫徹執(zhí)行情況及時(shí)跟蹤調(diào)查、并督促辦理，以確保公司政令的暢通。
第二條 公司月度例會(huì)制度
1.參加人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各科室、各子公司負(fù)責(zé)人參加，由辦公室做好會(huì)議記錄。
2.開(kāi)會(huì)時(shí)間：原則上每月召開(kāi)一次，遇特殊情況，經(jīng)理可提議隨時(shí)召開(kāi)。
3.會(huì)議主持：公司月度例會(huì)由經(jīng)理主持或由經(jīng)理委派人員主持。
4.會(huì)議要求：
（1）匯報(bào)交流公司各科室、子公司本月安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、成本控制、后勤保障、員工的工作和思想狀況以及下月工作計(jì)劃等方面的重要問(wèn)題。
（2）分析、研究生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出解決的方案和辦法。
（3）經(jīng)理針對(duì)月度工作會(huì)議上提出的問(wèn)題，有針對(duì)性地對(duì)月度工作提出意見(jiàn)并就下月重點(diǎn)工作進(jìn)行布置。
5.會(huì)后工作：
(1)辦公室應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，整理并歸檔，以備各階段性工作穩(wěn)步推進(jìn)。
(2)無(wú)特殊情況，對(duì)經(jīng)理在會(huì)議上提出的重點(diǎn)工作拒不落實(shí)的或執(zhí)行不力的，公司將追究相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。
(3)會(huì)議提出的決定事項(xiàng)，其主辦部門(mén)必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，并由辦公室負(fù)責(zé)跟蹤、檢查、督促以確保政令暢通。
第六章 辦 公 用 品 管 理 規(guī) 定
為規(guī)范日常辦公用品的采購(gòu)、使用和保管，節(jié)約不必要的費(fèi)用開(kāi)支，降低成本消耗?，F(xiàn)本著勤儉節(jié)約的原則，特制定本規(guī)定。
第一條 采購(gòu)、印刷品印制
1.公司日常所用辦公用品，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一申請(qǐng)采購(gòu)。
2.各部門(mén)所需辦公用品，應(yīng)按“購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單”中各項(xiàng)內(nèi)容要求認(rèn)真填寫(xiě)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，送辦公室待辦。
3.辦公室應(yīng)將“購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單”匯總分類，依據(jù)財(cái)務(wù)審批權(quán)限規(guī)定報(bào)批。除生產(chǎn)急需用品外，應(yīng)集中辦理采購(gòu)，不得一事一辦。
4.各科室、分公司所用的專用表格及印刷品，由申請(qǐng)部門(mén)自行制定格式，按規(guī)定報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
第二條 物品領(lǐng)用
1.各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品必須填寫(xiě)“物品領(lǐng)用單”，由部門(mén)負(fù)責(zé)人核簽后，到辦公室經(jīng)管理員簽字后，方可領(lǐng)取。
2.除筆墨紙張外，凡屬不易消耗物品等重復(fù)領(lǐng)用時(shí)，一律交舊換新。
第三條 物品保管
1.辦公用品由管理員進(jìn)行登記造冊(cè)，分類放置統(tǒng)一保管。
2.管理員應(yīng)認(rèn)真維護(hù)和保管好所存物品，以防發(fā)生潮、銹、蛀、霉等。
3.管理員應(yīng)在每季度末向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)物品消耗情況和臺(tái)帳記錄。
第七章 合 同 管 理 制 度
為加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。
第一條 公司對(duì)外簽訂的各類合同一律適用本制度。
第二條 合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門(mén)必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽(yù)”為核心的合同管理工作。
第三條 合同談判須由經(jīng)理或分管副經(jīng)理與相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同參加，不得一個(gè)人直接與對(duì)方談判合同。
第四條 合同簽訂
1.簽訂合同必須遵守國(guó)家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對(duì)外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人，法人委托人必須對(duì)本企業(yè)負(fù)責(zé)。
2.簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況，并提前索要對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等有效證件。
3.簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
4.合同對(duì)各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。
5.任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。
第五條 合同的審查批準(zhǔn)
1.合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后在法律顧問(wèn)確審核認(rèn)之后方能正式簽訂。
2.合同原則上由分管經(jīng)理具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問(wèn)審查。合同審查的要點(diǎn)是：
(1)合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定。
(2)合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。
(3)合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。
第六條 合同的履行
1.合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，合同履行應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。
2.經(jīng)理、副經(jīng)理、財(cái)務(wù)科及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或匯報(bào)。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第七條 合同的變更、解除
1.在合同履行過(guò)程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。
2.對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。
3.變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。
4.變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。
5.變更、解除合同，一律必需采用書(shū)面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無(wú)效。
6.變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
7.因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規(guī)定。
8.以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。
第八條 合同糾紛的處理
1.合同在履行過(guò)程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。
2.合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)與法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)處理，經(jīng)辦人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
3.處理合同糾紛的原則是：
（1）堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒(méi)規(guī)定的，以國(guó)家政策或合同條款為準(zhǔn)。
（2）以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本公司合法權(quán)益，又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。
?。?span>3）因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失;因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。
?。?span>4）在處理糾紛時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)通氣，積極主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見(jiàn)，統(tǒng)一行動(dòng)，一致對(duì)外。
（5）合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。
（6）對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。
（7）對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的，可向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。
?。?span>8）在向人民法院提交申請(qǐng)執(zhí)行書(shū)之前，有關(guān)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查對(duì)方的執(zhí)行情況，防止差錯(cuò)。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規(guī)定辦理。
（9）合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)科室，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。
第九條 公司合同管理部門(mén)權(quán)屬
公司合同簽訂由經(jīng)理負(fù)責(zé)，歸口管理部門(mén)為財(cái)務(wù)科，相關(guān)業(yè)務(wù)科室，辦公室負(fù)責(zé)存檔合同復(fù)印件;各部門(mén)具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍內(nèi)的合同談判、擬稿及履行工作。
第十條 公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號(hào)、經(jīng)辦人簽名后，按審批權(quán)限分別由經(jīng)理或其他書(shū)面授權(quán)人簽署。
第十一條 辦公室會(huì)同有關(guān)部門(mén)認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下：
1.建立合同檔案;
2.建立合同管理臺(tái)帳;
3.填寫(xiě)“合同情況月報(bào)表”。
第八章 辦 公 室 職 責(zé)
第一條 行政管理
1.負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部文件的起草與修訂，并負(fù)責(zé)收發(fā)文處理，定期督辦各部門(mén)執(zhí)行情況。
2.負(fù)責(zé)辦公室來(lái)電、來(lái)訪的傳達(dá)，對(duì)重要通知、文件及時(shí)傳達(dá)或轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)。
3.開(kāi)具有關(guān)介紹與證明，做好本公司公章管理，辦理本公司各類營(yíng)業(yè)證照的登記、注冊(cè)、變更，年檢等手續(xù)。
4.負(fù)責(zé)公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)及重要匯報(bào)材料的編寫(xiě)，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人同意后上報(bào)有關(guān)部門(mén)。
5.籌備、組織公司重大會(huì)議，形成會(huì)議紀(jì)要，整理歸檔會(huì)議資料，并跟蹤督促落實(shí)情況。
6.應(yīng)急事務(wù)處理，重大事件及時(shí)匯報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人。
7.負(fù)責(zé)本公司日常來(lái)訪接待，出差安排等事務(wù)性工作。
8.管理本部門(mén)辦公環(huán)境及人員，保障工作正常開(kāi)展。
9.其他由主要負(fù)責(zé)人交辦的事。
第二條 績(jī)效考核與薪酬管理
1.根據(jù)公司年度計(jì)劃，按照各部門(mén)職責(zé)分解年度、季度、月度考核內(nèi)容，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批后下發(fā)執(zhí)行。
2.對(duì)各部門(mén)年度、季度、月度績(jī)效考核執(zhí)行情況分析并上報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人。
3.擬定公司考勤管理辦法，不定期監(jiān)督各科室、單位考勤規(guī)范化及具體執(zhí)行情況，并將月度考勤結(jié)果報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人與集團(tuán)人資部。
4.各部門(mén)材料上報(bào)情況部分將納入月度考核并與年終獎(jiǎng)掛鉤，由辦公室根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行考核。
5.擬定本部門(mén)年度、季度、月度績(jī)效考核內(nèi)容，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。
第三條 黨工團(tuán)管理
1.組織本公司黨務(wù)工作開(kāi)展，編制公司黨務(wù)工作計(jì)劃并組織實(shí)施，貫徹上級(jí)有關(guān)黨務(wù)工作的方針、政策、法令和規(guī)章制度。
2.在集團(tuán)黨委指導(dǎo)下做好基層黨組織的建設(shè)工作，配合集團(tuán)辦公室開(kāi)展黨員活動(dòng)，發(fā)揮黨員模范帶頭作用。
3、配合集團(tuán)工會(huì)，負(fù)責(zé)工會(huì)組織建設(shè)、女工委管理、團(tuán)務(wù)管理、計(jì)劃生育管理在子公司的落實(shí)工作。
4、在集團(tuán)工會(huì)的指導(dǎo)下，組織本公司內(nèi)部的勞動(dòng)競(jìng)賽、技能比武、合理化建議等活動(dòng)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
5.協(xié)助集團(tuán)工會(huì)調(diào)查與本公司相關(guān)的信訪事件。
第四條 企業(yè)文化建設(shè)與宣傳
1.負(fù)責(zé)審核公司各工作場(chǎng)所宣傳牌、公示欄等地的內(nèi)容，涉及企業(yè)形象宣傳、服務(wù)承諾、服務(wù)流程等內(nèi)容，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人同意后通知各部門(mén)執(zhí)行。
2.定期監(jiān)督各部門(mén)企業(yè)文化實(shí)施方案統(tǒng)計(jì)及執(zhí)行情況，并不斷完善實(shí)施方案。
3.建立外部宣傳業(yè)務(wù)聯(lián)系，對(duì)集團(tuán)、公司主要工作成績(jī)?cè)陉P(guān)鍵、重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行宣傳。
4.積極配合主流媒體對(duì)本單位的正面宣傳報(bào)道，包括協(xié)調(diào)、聯(lián)系相關(guān)人員，搜集材料及審核等。
5.按照集團(tuán)要求，為集團(tuán)網(wǎng)中心、微信、信息簡(jiǎn)報(bào)等平臺(tái)的信息發(fā)布提供素材。
6.按照集團(tuán)要求推薦榮譽(yù)稱號(hào)人選。
7.組織員工參與集團(tuán)文化活動(dòng)，組織本公司內(nèi)部文化活動(dòng)。
掃描關(guān)注日照保安公眾號(hào)
